Die E-Rechnung kommt! 

Der St. Ingberter Steuerberater Markus Kleer, unserem Netzwerk vor allem durch seine Inputs bei unseren Events »Tag der Kreativwirtschaft« und »Monat der Kreativwirtschaft« bekannt, informiert euch in diesem Interview über die relevantesten Aspekte der am 1. Januar 2025 startetenden E-Rechnung.

Dock 11: Hallo Markus! Danke, dass du dir die Zeit nimmst, unserem Netzwerk die grundlegenden Fragen zur E-Rechnung zu beantworten! Kannst du uns kurz darlegen, wie eine E-Rechnung überhaupt definiert ist und was sie beispielsweise von einer PDF-Rechnung unterscheidet?

Markus Kleer: Im Gegensatz zu einer gedruckten oder PDF-Rechnung ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem digitalen, maschinell verarbeitbaren Format. Die bekanntesten Formate sind die X-Rechnung und die ZUGFeRD-Rechnung. Die X-Rechnung ist ein XML-Format, für das man zur Anzeige eine Visualisierung benötigt, während das ZUGFeRD-Format ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei ist.
Für die Nutzung von E-Rechnungen werden entsprechende technische Vorkehrungen in der eingesetzten Unternehmenssoftware benötigt.

Dock 11: Was ändert sich für wen konkret zum 1. Januar 2025? Gibt es beispielsweise Unterschiede je nach Unternehmensgröße oder Branche innerhalb des Kreativsektors? 

Markus Kleer: Grundsätzlich gilt die E-Rechnungsverpflichtung ab dem 1. Januar 2025, jedoch stellt sich die Frage, was dies überhaupt bedeutet: Man unterscheidet bei der E-Rechnungsverpflichtung zwischen dem Rechnungsempfang und dem Rechnungsversand.
Ab dem 1. Januar 2025 muss jede:r inländische Rechnungsempfänger:in in der Lage sein, E-Rechnungen maschinell empfangen und verarbeiten zu können, unabhängig von Branche und Unternehmensgröße.

Grundsätzlich gilt die E-Rechnungsverpflichtung ab dem 1. Januar 2025.

Dock 11: Gibt es bei der Einführung der E-Rechnung Übergangsfristen? Wenn ja, welche gelten insbesondere für Freiberufler:innen und kleine Unternehmen in der Kreativwirtschaft? Wie können sie diese Zeit am besten nutzen, um sich vorzubereiten?

Markus Kleer: Übergangsfristen gibt es nur für den Rechnungsversand im B2B Bereich. Die Branche oder ob man Freiberufler:in oder Gewerbebetreibende:r ist, spielt hierbei keine Rolle. Wie in der folgenden Übersicht zu sehen, kommt es rein auf den Vorjahresumsatz an, um zu entscheiden, ob man von den Übergangsfristen profitieren kann.

Für den/ die Rechnungsversender:in gibt es ab dem 1. Januar 2025 Übergangsfristen, um E-Rechnungen korrekt erstellen und versenden zu können:

• Bis zum 31. Dezember 2026: Alle Unternehmen können E-Rechnungen sowie Papierrechnungen versenden. Andere elektronische Rechnungsformate dürfen (wie bislang) nur nach Zustimmung* des Empfängers versendet werden.
• Ab dem 1. Januar 2027: Alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 € müssen E-Rechnungen versenden. Für Unternehmen mit einem niedrigeren Umsatz bleiben die Sonderregelungen für 2025 und 2026 (s. o.) weiterhin bestehen.
• Ab dem 1. Janaur 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden.

* Das BMF hat zuletzt in seinem Entwurf festgehalten, dass die Zustimmung keiner besonderen Form bedarf und auch konkludent (z. B. durch widerspruchslose Annahme und Bezahlung der Rechnung) erfolgen kann.

Für den/ die Rechnungsversender:in gibt es ab dem 1. Januar 2025 Übergangsfristen.

Dock 11: Gibt es Sonderregelungen oder Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht, die auch für bestimmte Bereiche der Kreativwirtschaft relevant sind, beispielsweise für Kleinunternehmer:innen?

Markus Kleer: Sonderregelungen gibt es dergestalt keine. Man muss bisher aber noch unterscheiden, an wen die Leistung erbracht wird. Die E-Rechnungsverpflichtung beim Versand von Rechnungen trifft nur zu, wenn der/ die Leistungsempfänger:in ein:e Unternehmer:in ist (B2B-Bereich). Der B2C-Bereich ist bisher davon unberührt. Hier können weiterhin wie bisher alle Rechnungsformate genutzt werden. Es ist wie oben beschrieben zu unterscheiden zwischen Rechnungsempfang und Rechnungsversendung. Der/ die Kleinunternehmer:in ist ab dem 1. Januar 2025 dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Erst ab 2028 wird er oder sie (aktueller Stand), dann auch verpflichtet sein, E-Rechnungen an andere Unternehmen zu versenden.

Dock 11: Welche Tools oder Software empfiehlst du für die Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen, die besonders für Kreativschaffende geeignet sind? Mit welchen einmaligen und laufenden Kosten müssen wir rechnen?

Markus Kleer: Tools wie lexoffice, sevdesk, fastbill usw. werden hier Lösungen für den Rechnungsversand, wie auch für den Rechnungsempfang bereitstellen. Für den Rechnungsempfang und die Archivierung Lesbarmachung sind dann auch Tools wie invoicefetcher, getmyinvoices usw. einsetzbar. Addison und DATEV haben für den Empfang und die Archivierung hier auch Lösungen zur Hand. Die einmaligen und laufenden Kosten für ein Rechnungseingangstool werden sich hier in Grenzen halten. Man sollte sich aber jetzt schon frühzeitig darauf einstellen, dass ab 2028 manuelle Rechnungserstellungen (Word, Excel usw…) nicht mehr möglich sein werden im B2B-Bereich.

Dock 11: Gibt es spezielle Aspekte, auf die freiberufliche Kreative bei der Umstellung auf E-Rechnungen achten müssen? Wie wirkt sich die Umstellung auf die Zusammenarbeit mit Kund:innen und auf steuerliche Aspekte aus, was müssen die Kund:innen beachten?

Jedes Unternehmen sollte sich eine ganz separate Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen anlegen!

Markus Kleer: Es gibt keine speziellen Aspekte. Die E-Rechnung ermöglicht es, digitaler zu werden. Unternehmen werden Rechnungen zukünftig immer mehr (fast ausschließlich) nur in digitaler Form erhalten, dadurch kann man diese (wie heute auch schon) an z.B. Addison OneClick oder DATEV Unternehmen Online direkt weiterleiten, so dass die Vollständigkeit einer Buchhaltung immer mehr digital abgebildet werden kann.
Auf steuerliche Aspekte hat die E-Rechnung keinen Einfluss. Die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung und die eigene Vollständigkeit von Belegen kann damit deutlich verbessert und vereinfacht werden. Wenn alle Belege/ Rechnungen zum Beispiel nur auf ein Unternehmensziel kommen, dann kann diese direkt an die Buchhaltungssoftware weitergeleitet werden. Die Suche nach Belegen wird damit einfacher bzw. wird weitestgehend wegfallen.
Ein Tipp: Jedes Unternehmen sollte sich eine ganz separate Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen anlegen! Damit hat man einen zentralen Ort für Eingangsrechnungen und kann diese automatisiert an die Buchhaltungssoftware weiterleiten.

Dock 11: Wohin können sich Kreativschaffende im Saarland wenden, wenn sie weitere spezifische Fragen zur Umsetzung der E-Rechnung haben?

Kostenlose Spezialreports

Markus Kleer: Ansprechpartner sind hierfür IHK, HWK, als auch Steuerberater:innen. Man sollte zusätzlich mal beim Bundesministerium für Finanzen (BMF) schauen, was die sich so alles einfallen lassen und deren Homepage besuchen: https://www.bundesfinanzministerium.de/. Ebenso mal bei Verlagen wie Deubner-Verlag, NWB oder Haufe schauen, da diese kostenlose Spezialreports zur Verfügung stellen.

Dock 11: Lieber Markus, herzlichen Dank für deine ausfühlichen Einblicke und Tipps zum Thema E-Rechnungen! Wir freuen uns auch auf deine Teilnahme als Steuerexperte am 23. September im Rahmen des «Monat der Kreativwirtschaft«!

Das Interview führte Dock 11 Teammitglied Rainer

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